Verwerkersovereenkomst

Artikel 1. Partijen en rollen

1.1 Partijen zijn de klant die zich aanmeldt voor Zonetoegang, Tolmijden of Truckroute (hierna: de klant), en VYS Scheduling BV, Poolland 24, 1768 BX Barsingerhorn, KvK 73550027 (hierna: VYS).

1.2 Voor de persoonsgegevens die de klant in de diensten invoert of laat verwerken, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en VYS verwerker.

1.3 Voor de accountgegevens die VYS nodig heeft om de diensten te leveren (zoals e-mailadressen om in te loggen, bedrijfs- en betaalgegevens, akkoorden en beveiligingslogs) is VYS zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt deze overeenkomst niet, maar de privacyverklaring.

1.4 Begrippen zoals persoonsgegevens, verwerken, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

Artikel 2. Onderwerp en duur

2.1 Onderwerp van deze overeenkomst is de verwerking van persoonsgegevens door VYS voor de klant bij het leveren van Zonetoegang, Tolmijden en Truckroute, zoals beschreven in de algemene voorwaarden.

2.2 Deze overeenkomst geldt vanaf het akkoord bij het aanmelden, ook tijdens de proef, en zolang het abonnement loopt. Daarna blijft ze gelden zolang VYS nog persoonsgegevens voor de klant verwerkt, tot die zijn verwijderd of teruggegeven volgens artikel 13.

Artikel 3. Aard en doel van de verwerking

3.1 VYS verwerkt de persoonsgegevens alleen om de diensten aan de klant te leveren: gebruikers toegang geven tot het account van de klant, voertuiggegevens bij een kenteken opzoeken, en zones, borden, routes, heffing, tol en uitstoot berekenen en tonen.

3.2 De verwerking bestaat uit ontvangen, opslaan, raadplegen, berekenen, tonen en verwijderen. Veel gegevens, zoals ingevulde kentekens, blijven in de browser van de gebruiker. Waar gegevens naar de servers van VYS gaan, bijvoorbeeld om een route te berekenen of voertuiggegevens bij de RDW op te halen, verwerkt VYS ze alleen daarvoor.

3.3 VYS gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor advertenties en verkoopt of deelt ze niet met derden, behalve met de subverwerkers uit artikel 8.

Artikel 4. Soorten persoonsgegevens en betrokkenen

4.1 Soorten persoonsgegevens:

• e-mailadressen van collega's die de klant als gebruiker uitnodigt;
• kentekens die tot een persoon herleidbaar kunnen zijn, zoals van een eenmanszaak of een chauffeur;
• adressen en routes, waaronder vertrek- en bestemmingsadressen en tussenstops.

4.2 Betrokkenen: de gebruikers die de klant uitnodigt, de chauffeurs en houders van voertuigen waarvan de klant een kenteken invult, en personen van wie een adres als vertrekpunt, stop of bestemming wordt gebruikt, zoals klanten van de klant.

4.3 Bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens zijn niet nodig voor de diensten. De klant voert die niet in.

Artikel 5. Verwerken op instructie

5.1 VYS verwerkt de persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. Het gebruik van de diensten zoals ze bedoeld zijn, en deze overeenkomst, gelden als zo'n instructie.

5.2 Vindt VYS dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan meldt VYS dat direct aan de klant.

5.3 Moet VYS gegevens op grond van de wet aan een instantie verstrekken, dan meldt VYS dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt.

Artikel 6. Geheimhouding

6.1 VYS houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, krijgen er toegang toe, en zij hebben een geheimhoudingsplicht.

6.2 VYS legt de subverwerkers dezelfde geheimhoudingsplicht op.

Artikel 7. Beveiliging

7.1 VYS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten, de aard van de gegevens en de risico's. Daaronder vallen:

• versleutelde verbindingen (https);
• versleuteling van e-mailadressen, contactgegevens en betaalgegevens in de database;
• toegangsbeheer met rollen en rechten, zodat een gebruiker alleen de gegevens van zijn eigen bedrijf ziet;
• inloggen met een eenmalige code per e-mail in plaats van een wachtwoord;
• logging van inlogpogingen en wijzigingen in een beveiligingslog die niet te wijzigen is;
• regelmatige back-ups;
• een informatiebeveiligingssysteem volgens ISO 27001, waarvoor de certificering in voorbereiding is.

7.2 VYS beoordeelt de maatregelen regelmatig en past ze aan als dat nodig is.

Artikel 8. Subverwerkers

8.1 De klant geeft VYS toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen:

8.2 VYS legt elke subverwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor de subverwerkers.

8.3 Een nieuwe of andere subverwerker meldt VYS vooraf aan de klant. De klant mag daar gemotiveerd bezwaar tegen maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de klant het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker begint.

Artikel 9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

9.1 VYS geeft persoonsgegevens niet door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), behalve via Postmark zoals genoemd in artikel 8.1. Die doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 10. Datalekken

10.1 VYS meldt een datalek dat de persoonsgegevens van de klant raakt zonder onredelijke vertraging aan de klant, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.

10.2 VYS geeft daarbij de informatie die de klant nodig heeft voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die VYS neemt of voorstelt. Informatie die nog niet bekend is, levert VYS na zodra die er is.

10.3 VYS neemt direct maatregelen om de gevolgen te beperken en houdt de klant op de hoogte. De melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen doet de klant.

Artikel 11. Rechten van betrokkenen en bijstand

11.1 VYS helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid. Krijgt VYS zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt VYS het door naar de klant.

11.2 VYS helpt de klant, voor zover dat redelijk is, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), bij een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens en bij het nakomen van de beveiligingsplicht.

Artikel 12. Informatie en audit

12.1 VYS geeft de klant op verzoek alle informatie die nodig is om aan te tonen dat VYS zich aan deze overeenkomst en aan artikel 28 AVG houdt.

12.2 Is die informatie niet voldoende, dan mag de klant een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding verplicht is. Tijdstip en omvang stemmen partijen vooraf af, zodat de bedrijfsvoering van VYS niet onnodig wordt verstoord. De kosten zijn voor de klant.

Artikel 13. Na het einde: teruggeven en verwijderen

13.1 Na het einde van de overeenkomst verwijdert VYS de persoonsgegevens die het voor de klant verwerkt binnen 30 dagen, of geeft ze op verzoek van de klant terug, tenzij een wettelijke plicht VYS verplicht ze langer te bewaren.

13.2 Kopieën in back-ups verdwijnen wanneer die back-ups volgens de vaste cyclus worden overschreven. Tot dan blijven ze beveiligd en worden ze niet gebruikt.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

14.1 Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt het artikel over aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden.

Artikel 15. Slotbepalingen

15.1 Bij een tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op de algemene voorwaarden.

15.2 Wijzigingen van deze overeenkomst kondigt VYS minstens 1 maand vooraf aan, zoals in de algemene voorwaarden staat.

15.3 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Noord-Holland, locatie Alkmaar.

15.4 Deze overeenkomst is er in het Nederlands en het Engels. Bij een verschil tussen beide gaat de Nederlandse tekst voor.

15.5 Vragen over deze overeenkomst of een melding stuur je aan info@vysscheduling.nl of bel +31(0)85-4013599.