Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

1.1 Zonetoegang, Tolmijden en Truckroute zijn producten van VYS Tacho Solutions, een onderdeel en merk van VYS Scheduling BV, Poolland 24, 1768 BX Barsingerhorn, KvK 73550027. VYS Scheduling BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring.

1.2 Vragen over privacy en verzoeken over je gegevens stuur je aan info@vysscheduling.nl. Bellen kan ook: +31(0)85-4013599.

2. Waar deze verklaring over gaat

2.1 Deze verklaring gaat over de gegevens die wij zelf nodig hebben om de diensten te leveren: je account, de gegevens van je bedrijf, de betaling, de akkoorden en de logs voor beveiliging en storingen.

2.2 Voor de gegevens die je bedrijf zelf in de diensten invoert of laat verwerken, zoals de e-mailadressen van uitgenodigde collega's, kentekens en adressen van routes, is je bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

3.1 Je account

Je e-mailadres (versleuteld opgeslagen, met daarnaast een HMAC, een niet terug te rekenen controlewaarde waarmee we je account kunnen opzoeken), de naam van je bedrijf, je rol (beheerder of gebruiker) en wanneer je voor het laatst inlogde.

• Waarvoor: inloggen en je toegang geven tot de diensten van je bedrijf.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: tot 12 maanden na de laatste keer inloggen; heeft je bedrijf een lopend abonnement, dan zolang dat loopt.

3.2 De gegevens van je bedrijf

Naam, adres, postcode, plaats, land, KvK-nummer en eventueel het btw-nummer, en een contactpersoon met telefoonnummer (die twee versleuteld).

• Waarvoor: de overeenkomst sluiten en uitvoeren, contact over het abonnement en de facturering.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG); voor de facturen een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
• Bewaartermijn: zolang het account bestaat; wat op facturen staat 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

3.3 Betaalgegevens

IBAN, BIC en de naam van de rekeninghouder (versleuteld), en de machtiging voor automatische incasso.

• Waarvoor: het abonnement per maand incasseren.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
• Bewaartermijn: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

3.4 Akkoorden

Met welke documenten je akkoord ging (algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst, privacyverklaring en de overgang van de proef naar het abonnement), met de datum en de versie.

• Waarvoor: kunnen aantonen wat er is afgesproken.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om dat te kunnen aantonen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: zolang het account bestaat, en daarna samen met de factuurgegevens tot 7 jaar.

3.5 Inlogcodes

Je logt in met een code die we per mail sturen; een wachtwoord is er niet. De code bewaren we alleen als controlewaarde (hash), niet leesbaar. Hij is 10 minuten geldig.

• Waarvoor: veilig inloggen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaartermijn: 2 dagen.

3.6 Activiteitslog

Een klikspoor met de id's van de knoppen die je gebruikt, nooit de tekst die je typt en nooit kentekens. Daarbij de voertuigsoort, de browser, de taal, en het land en de plaats. Land en plaats bepalen we met een database op onze eigen server; je IP-adres bewaren we hierbij niet.

• Waarvoor: storingen opsporen en oplossen.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende dienst (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: 30 dagen.

3.7 Beveiligingslog

Inlogpogingen, met een HMAC van het netwerk (een niet terug te rekenen controlewaarde in plaats van het IP-adres). Deze log is niet te wijzigen.

• Waarvoor: beveiliging en het tegengaan van misbruik.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en het voorkomen van misbruik (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: 12 maanden.

3.8 Blokkade bij misbruik van de proef

De proef is er een keer per bedrijf. Wie na de proef niet betaalt en een nieuw account aanmaakt, wordt geblokkeerd. Daarvoor bewaren we alleen een HMAC van het netwerk, niet het IP-adres zelf. Een betalend bedrijf op hetzelfde netwerk merkt hier niets van. Denk je dat je ten onrechte bent geblokkeerd, mail ons dan; een medewerker bekijkt het dan.

• Waarvoor: misbruik van de proef voorkomen.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Bewaartermijn: 12 maanden.

3.8a Webserverlogs

De webserver houdt bij elk bezoek een log bij met het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en de browser. Dat is nodig om de dienst te beveiligen en storingen op te lossen (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 f AVG). De logs blijven 14 dagen bewaard en worden daarna automatisch verwijderd.

3.9 Verplicht of niet

Je e-mailadres en de gegevens van je bedrijf zijn nodig om de overeenkomst te sluiten. De betaalgegevens zijn bij het aanmelden nog niet verplicht, maar wel om na de proef het abonnement te gebruiken. Zonder deze gegevens kunnen we de diensten niet leveren.

4. Kentekens en routes

4.1 Kentekens die je invult, blijven in je eigen browser. Alleen als je een route met een kenteken laat berekenen, gaat het kenteken naar onze server om de voertuiggegevens bij de RDW op te halen. We bewaren het kenteken daarbij niet.

4.2 Adressen en routes die je invoert, verwerken we in opdracht van je bedrijf, volgens de verwerkersovereenkomst.

5. Wie de gegevens ontvangen

5.1 We verkopen je gegevens niet en delen ze alleen met deze partijen, voor zover dat nodig is:

5.2 Met elke partij die gegevens voor ons verwerkt, hebben we afspraken over de beveiliging en geheimhouding.

5.3 Gegevens gaan alleen buiten de Europese Economische Ruimte via Postmark, voor het verzenden van e-mail. Die doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Cookies

6.1 We tonen geen advertenties en gebruiken geen volgcookies. We gebruiken alleen functionele cookies, die nodig zijn om de diensten te laten werken:

7. Beveiliging

7.1 We beveiligen je gegevens met onder meer versleutelde verbindingen, versleuteling van e-mailadressen, contactgegevens en betaalgegevens in de database, toegangsbeheer, inloggen met een code per mail, een beveiligingslog die niet te wijzigen is, en back-ups. We werken met een informatiebeveiligingssysteem volgens ISO 27001; de certificering is in voorbereiding.

8. Je rechten

8.1 Je hebt recht op inzage in je gegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

8.2 Mail je verzoek aan info@vysscheduling.nl. We kunnen je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt, en we reageren binnen een maand.

8.3 Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het graag eerst van jou, zodat we het samen kunnen oplossen.

9. Wijzigingen

9.1 Als we deze verklaring wijzigen, staat de nieuwe versie op deze pagina met een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Bij een belangrijke wijziging laten we het je vooraf per e-mail weten.

9.2 Deze verklaring is er in het Nederlands en het Engels. Bij een verschil tussen beide gaat de Nederlandse tekst voor.